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GTD✕Trelloでタスク管理~自分なりの実践方法~

復職してから特に、常に頭の中に色々なTODOがぎっしりと詰まっていて目の前の作業に集中できない…そんな日々が続いてました。

色々なタスク管理ツールを使っては途中で挫折。だんだんタスク管理自体が面倒くさくなり、放棄した結果取りこぼしが起きててんやわんやすることも。。

今回は、そんなときに出会った「GTD」と呼ばれるタスク管理方法について、Trelloを使った私なりのやり方を含めて紹介します。

GTD(Getting Things Done)について

GTD(Getting Things Done)とは、デビッド・アレン氏が提唱したタスク管理術のこと。

仕事やプライベートなど、様々な「なすべきこと」をリストに記録して頭の中から追い出し、頭の中をスッキリさせて目の前のタスクに集中させる方法です。

詳しいやり方は、こちらのブログにとても細かく解説されています。私もこれを参考にしました。

browndots.net

GTDを私なりにやってみた

ツールは自分にとって使いやすいものを

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TrelloでGTDをやってみた

GTDでは頭の中のタスクを全て書き出すためのリストが必要です。リストは紙でもデジタルツールでも何でもよくて、自分にとって使いやすいものを選べばいいと思います。都度書き出したり、見返したりするのが苦痛にならなければいいのです。

上図のように私はTrelloを使っています。パソコンからでもスマホからでもアクセスしやすく、カンバン方式で全体がパッと見えやすいからです。

まぁTrelloも元々別の用途で使っていたから採用したにすぎず、今後使っていてやりにくさを感じたらRememberTheMilkやTodoistなどの別なツールを検討するかもしれません。

頭の中のモヤモヤを吐き出して整理

GTDの基本的な手順は、以下5つのステップの繰り返しです。

  1. 収集(把握する)︰頭の中の気になることをinboxに集める
  2. 処理(見極める)︰inboxに集まった情報を見つめ直す
  3. 整理(整理する)︰それぞれの情報を然るべきリストへ仕分ける
  4. レビュー(更新する)︰リストを定期的に見直し更新する
  5. 実行(選択する)︰実際に行動に移す

当然ですが、一度作っただけで放置していては意味がなく、この一連の流れを無理なく習慣化させることが大事だと感じます。

これまで数々のToDoリストを作っては凍結させてきた私がどうにかこうにか続けられているのは、パソコンでもスマホでも常にアクセスしやすい場所にTrelloを置いておくことで

  • 思いついたらすぐinboxに放り込める
  • タスクが完了したらすぐ更新できる
  • ほぼ定期的にリストのレビューができる

という環境が実現できているからかなぁと思います。

また、仕事もプライベートも区別せずに書き出すやり方も自分に向いていました。仕事用/プライベート用という風に複数ボードに分けると混乱し見る気をなくすタイプなので、全て1つのボードで管理できるのは楽なのです。

各リストの一例

さて、ここからはある日の実際の各リストを紹介します。

inbox

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脳内の気になることをひたすら書きだします

脳内のモヤモヤを吐き出す作業。普段の生活の中では思いつき次第inboxに突っ込みますが、それでも出しきれないことも多いので、1時間くらい時間をとってじっくり挙げだすこともあります。

ただし、私の場合「習慣づいている(体に染み付いている)ルーチンワーク」は入れないようにしています。そこまで細かく書き出すと管理が面倒になってリストごと放棄したくなるからです。。ただ、忘れやすい月次タスクなどはIFTTTを使って定期的にinboxに入るようにはしています。

また、このスクショは「収集」の段階でinboxに溜まったばかりの状態です。このあと「処理」「整理」を経てinboxを空にしています。

プロジェクト

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プロジェクト︰複数タスクから成るもの

GTDの「プロジェクト」は正直まだちゃんと咀嚼できていない要素ではありますが、「達成までに複数の行動が必要なもの」ということで仕事の案件とか、比較的粒度の大きなタスクをここに振り分けています。その上で、プロジェクトを達成させるために必要な子タスクを都度inboxに突っ込んでます。

子タスクは全てこのプロジェクトに紐づけています。といってもTrelloではカード同士の親子関係を作ることができない*1ので、添付ファイルの形で暫定的にやっています。

今日やること/次やること/いつか・たぶんやること

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「今日やること」をひたすらこなします

一番目まぐるしくリストの状態が変わるのがこの3つです。リスト名の通りですが、「今日やること」に入ったタスクから順次片付けていきます。

「次やること」は感覚的には翌日〜今週中くらいには終わらせたいタスクです。「今日やること」が消化できていったら随時移動させます。

「いつか・たぶんやること」は「保留」の意味合いも兼ねています。レビューで見直しては、「次やること」に行ったり「不要」に行ったりもします。

連絡待ち

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誰かに何かを依頼しているときなどに

誰かに何かを依頼していて、それを待っている状態の場合「連絡待ち」リストに移動させます。

自分がしていることでなくとも、誰に何を頼んでいたっけ?とモヤモヤするだけでメモリを食うので、それも可視化できるとすっきりします。

カレンダー

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カレンダー︰特定日付にやること

特定日付にやるタスク、というのはあまり多くないですが、私の場合「予約商品の受け取り」などがそれに相当します。

資料

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資料︰アクション不要の情報

行動するしないはともかく、覚書として残したいものは「資料」リストへ。

私の場合ひたすらヲタ活関連(イベント、TV番組)の情報が多いです…w

実行済み/不要

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実行済み/不要

完了したら「実行済み」リストへ移動させます。ある程度溜まってきたらカードをアーカイブしてすっきりさせておきます。

また、結局やらなかったことや要らないなと思って却下したタスクは「不要」リストへ移動させています。

GTDをやってみて感じたこと

リスト依存によって脳内メモリが軽くなる

やはり「このリストさえ見ればやるべきタスクがわかる」という状態が実現すると、タスクを記憶に留める必要がなくなるので脳内メモリが軽くなります。

短期記憶に自信のない私は一度にあらゆるタスクが舞い込むと混乱し、作業中でも他のタスクのことが気になって進まないことが茶飯事でした。

タスクリストを外部化させると、とりあえずinboxに入れておけば作業中は忘れられるので気が楽になりました。

リストの鮮度を保つのは自分次第

とはいえ、

  • リストを放置するとどんどん古くなる
  • 脳内には常に大小色々な事柄が浮かんでくる

ので、inboxを頻繁に更新してはなるべく早く空にしておく必要があります。リストの鮮度を保つのは自分次第です。

しかしながら、脳内にある「全ての」タスクを書き出すことは実質不可能です。脳内とリストの完全同期化は難しく、思いついた瞬間にど忘れすることもしばしば…。。

また「収集」をちょっとサボると、気づくと脳内がモヤモヤしたまま過ごしてしまうことも。。定期的な「週次レビュー」が大事だなと感じます。

実行に移す気力も自分次第

GTDで脳内のモヤモヤを整理し「やるべきことリスト」が見えやすくなりました。もうあとはこのリストに沿って実行するだけ!という状態に持っていけますが、中にはそこまでやってもなかなか実行に踏み切れないことも。。

結局、やることリストは作れてもそれを実際にやれるかどうかは別問題です。ある程度期日を切ることで動けることもありますが、気力がない・体力がない・その他諸々の理由でいつまでも消化されないタスクもあったりします。

そのあたりのモチベーションコントロールは今後の課題かなぁと思います。

まとめ

私の場合、GTDをやり始める前と後では明らかに改善が見られました。頭がすっきりし、タスクの取りこぼしも減り、ほんの些細なアイディアや情報にも気を配れるようになりました。

ただ、GTDでリストを作ってもなかなか実行に移せないタスクに対しては別なアプローチも必要だなと思っています。

*1:Power-upの「Hello Epics」を導入すればできるらしいです。