最近、中長期的タスクに向き合うためにAsanaを使い始めることにしたのですが、これまでTrelloでやっていた定期的なタスク（毎週のアニメ視聴、月謝・振込など）をAsanaでどう管理しようか少し悩みました。
従来の方法（IFTTT＋Trello）
IFTTTの「date&time」トリガーを使って、たとえば毎週水曜日22時になったらTrelloに「パリピ孔明見る」というカードが自動で作られる…こういったアプレットを多数作っていました。
トリガー条件は変わらないので、アクション先をTrelloからAsanaに変えればサクッと行けるはず。アプレットの変更自体はすぐ終わり、動作確認してみます。
なぜかIFTTTのAsana連携が失敗する
しかし、Asanaの認証とアプレットの変更は上手くいったはずなのに、実行時になぜかエラーが。。
アクティビティログを見に行くものの、IFTTTはいつも「There was a problem」というクソの役にも立たないメッセージしか出ず、対処方法がわかりません。ググってみても有益な情報がみつからず、他の方法を模索することに。
Asanaの標準機能で対応
現時点ではAsanaの標準機能を使って
- 期日に繰り返し設定を入れる
- 都度サブタスクを追加する
のどちらかで対処しています。
期日に繰り返し設定を入れる方法
Asanaでは期日に繰り返し設定を入れることができます。週次や月次など、特定曜日や日付を指定することも可能です。
この方法で作る場合、完了を押した直後に次の期日のタスクが発生します。IFTTT+Trelloのように特定曜日が来てからカードが作られるわけではなく、常にどこかにそのタスクがいる状態になります。
なので毎週水曜日に最新話が放送される場合、木曜日にタスクを完了してしまうと、その日から翌水曜日までは「まだ完了できない次回分のタスク」がマイタスクに存在し続けてしまいます。
その場合、期日に開始日を加えた繰り返し設定にすれば見通しがよくなりそうです。1週間で切り替わるラジオ番組消化タスクはこの方法でやっています。
一方で、タスクの説明やタグなど期日以外の内容*1はそのままコピーされていくので、何度も書くのが面倒な場合は期日の繰り返し設定を使うのが圧倒的に楽です。
開始日は有料版機能でした。トライアルが終わると使えなくなるので注意です。
都度サブタスクを追加する方法
Asanaではサブタスクを作ることができます。親子だけではなく、サブタスクのサブタスク=孫も作ろうと思えば作れます。
この方法を使って、たとえば全10話のドラマならば1話ずつサブタスクを切り、開始日・期日・担当者を都度設定します。担当者を入れなければマイタスクに載らないので、親タスクおよび最新話以外は担当者なしにして、最新話の担当者だけを自分にするよう毎週手動で変更します。最終回まで終わったら親タスクごと完了にします。
リストやボードで見たときどこまで消化したかが一目瞭然で綺麗な反面、サブタスクの期日や担当者を毎回手動で追加するのは地味に面倒だったりします。
まとめ
定期的タスクについて、今のところお試しも兼ねて2通りの方法を用途別に併用しています。
連ドラやアニメのように「終わる時期が明確なもの」を都度サブタスク追加方式にして、「しばらく延々繰り返すもの」を期日の繰り返し設定方式にしています。
| 方式 | 期日の繰り返し設定 | 都度サブタスク追加 |
|---|---|---|
| メリット | タスクの期日だけ更新され、内容は自動でコピーされる | どこまで見終えたかわかりやすい |
| デメリット | 消化できない期間でも次のタスクが表示される | 毎回サブタスク作るのが面倒 |
| 例 | 毎月の振込 毎朝の運用業務 毎週の上履き洗い 毎週のラジオ消化 |
毎週のドラマ消化 毎週のアニメ消化 |
まぁドラマやアニメも期日繰り返し設定でもいいんですけどね…複数話溜めてしまったときの扱いがややこしそうなので、いったんこの方法で続けてみます。
（追記：結局、サブタスク作るのが面倒だったので全て繰り返し設定の方で管理することにしました。）
（さらに追記：「開始日」が有料版機能だったことに今更気づきました…。開始日が見えないとちょっと不便ですね。。）
*1:サブタスクがあればそれも引き継がれます。
