この度、4年間肌身離さず使い続けてきたTrelloを手放し、Asanaへ乗り換えることにしました。
きっかけは「タイッツー掃除部」
すっかりタイッツーの住人になって久しい*1のですが、「タイッツー掃除部」というハッシュタグでフォロワーさんが掃除・片付けの成果報告をしているのを見かけ、私も真似してみることにしました。
すると、前々からやろうと思っていたパソコンデスクまわりの片付けがみるみるうちに終わり、さらには長らく放置していた子供の古着処分にも着手できるようになったのです。成果を書くことで次の片付けへのモチベーションになるなぁと感じたのでした。
これを機にずっと放置してた片付けや録画消化を本格的に進めようかな…と思ったとき、今使っているTrelloだと少しやりにくい部分があり、ツールの見直しを考えるようになりました。
中長期的タスクの扱いを見直そうと思った
詳しくはこの記事の通りですが、4年ほど前からTrelloを使ってタスク管理をしていました。多少やり方は変えつつも、ずっとこのやり方で毎日使い続けていました。
1つのボードにあらゆるタスクを集めてシンプルに管理できる一方で、中長期的なタスクの扱いには悩ましいものがありました。
無料版Trelloではタスク同士の親子関係や依存関係を表現するのは難しく、ガントチャートのような表示もできないため、特定のプロジェクトに対するタスク群の管理が煩雑になっていました。
ただ1つのボードで管理したかったので、そのプロジェクト用ボードを作りたくはありませんでした*2。1つのカードを複数ボードに紐付けることはできず、各ボードにそれぞれ同じ名前のカードを作るのも嫌だったからです。
こうしてなんとなく、中長期的タスクに目をつぶりながら「いつかやる」リストに残り続けていったのでした。
代替ツール選定
- ガントチャート表示ができる
- これまでのTrello（カンバン方式）みたいな使い方もできる
- タスクの親子関係が作れる
- IFTTTとの連携機能がある
- 無料である程度使える
こういった条件を満たすツールを軽く探してみたところ、Asanaに行き着きました。無料トライアルでお試し登録してみて、理想に近い感じだったのでそのまま移行し始めました。
データ移行はあえて手動で行いました。Trelloに未完了のまま残り続けたタスク全てに目を通し、Asanaへ持っていくか否かを判断したかったからです。週末の隙間時間にちまちまとやって移行を終わらせました。
Asanaのココが良い
マイタスク
Asanaには「マイタスク」という、担当者が自分に割り当てられたタスクのリストがあります。これはマイタスク内で作られたタスクだけでなく、任意のプロジェクト内で作られたタスクも含みます。
つまり、ここさえ見れば自分が担当するタスクが全て見渡せる、まさにTrelloで管理していたボードのような使い方ができるのです*3。Trelloの「リスト」にあたる「セクション」を自由に追加できるので、GTD風味にカスタマイズしました。
プロジェクト
また、片付けや録画編集といった中長期的タスクは「プロジェクト」として設定。プロジェクト内で関連するタスクを作り、細かなスケジュールを引いていき、やると決まったものは自分を担当者に設定します。一方、それ以外の短期タスクはマイタスクから作ってこれまで通り運用。こうすることでマイタスクとプロジェクト両方からタスクを俯瞰でき、これまで見ないふりをしてきた中長期的タスクにも目を向けることができそうです。
プロジェクトごとに適したビューを選べる
マイタスクやプロジェクトはそれぞれに適したビューを選ぶことができます。
ボード/リスト/カレンダー/タイムラインの4種があり、PCのみ見れるタイムラインは有料版の機能*4となります。
柔軟なタスク設定
Asanaはタスクの取り扱いが柔軟にできます。サブタスクにも期日や担当者が設定でき、サブタスクにさらにサブタスクを作ることも可能です。
また、タスクの依存関係を設定すると先行タスク・後続タスクを表現できます。1つのタスクに複数プロジェクトを紐付けることもできます。（12/1追記：依存関係は有料版機能でした）
まとめ
中長期的タスクの管理が上手く行きそうな反面、定期的タスクの扱いが課題*5ですが、今のところ満足しています。
あとはタイムラインを使い続けるために課金するかどうかですね…リストで事足りるかもなぁという印象。もう少し使ってみて判断したいです。
